Copy
Du får 3 valgmuligheder. Er det 1, 2 eller 3?
Ingen billeder? Se dette i din browser

Gæt: Hvilken metode skal du bruge når du har svært ved at komme igang med opgave? 

(fx. fordi den er stor, diffus, uoverskuelig eller ny).


Tip – du får en nem introduktion til metoden længere nede + en video. En metode, der har reddet min mentale sundhed og hjulpet mange af mine kursister.
 
 
Nå men gæt nu! 

Er det:
 
 
1. At planlægge opgaven ned til mindste detalje, før du går i gang ved hjælp af et detaljeret Gantt-kort med milepæle, afhængigheder og successiv kalkulation?
 
Nej! Gantt-kortet egner sig bedst til projekter hvor der er et veldefineret slutmål og hvor processen og de forskellige delopgaver er forholdsvis forudsigelige.  Detaljeret projektplanlægning er nødvendige, hvis du skal bygge et hus eller en femernbro. Men det er meget tids- og ressourcekrævende at lave den type planlægning – især hvis du ikke helt kender opgavens indhold og omfang, når du går i gang.
 
 
2. At lade være med at planlægge og bare gå i gang fra en ende af?
 
Nej, heller ikke.  Det er en decideret dårlig idé, for der er alt for stor sandsynlighed for at du ender med at bruge al din mentale energi på at have hele projektet i hovedet, at du glemmer vigtige opgaver og mister energien og arbejdsglæden undervejs. For ikke at tale om risikoen for at du ikke når i mål til tiden.
 
 
3. At lave en opgaveplanlægning, der er fleksibel, visuel, enkel og som kan udvikles undervejs, mens du bliver klogere?
 
Netop! Du har gættet rigtigt. Du skal selvfølgelig have en plan, så du ved hvad du kan tage fat på og ikke skal have det hele i hovedet. Men planen skal være hurtig og nem og lave og skal kunne justeres undervejs efterhånden som dit arbejde tager form.

Overdrevet eller underdrevet planlægning ødelægger din motivation for at løse opgaven. 
 
Forestil dig fx, at du gerne vil lære at bage pandekager og du beder din nabo om en opskrift.
 
Han printer nu en 20 sider lang opskrift og arbejdsplant, hvor der står:
 
  1. Gå hen til skabet (10 sek.)
  2. Åbn lågen ( 5 sek.)
  3. Tag en skål frem (2 sek)
  4. Gå hen til køleskabet (8 sek)
  5. Tag æggebakken ud (4 sek)
... osv. osv. Hvor motiveret bliver du for at bage pandekager, når du får opskriften stukket i hånden?
 
Eller hvad med alternativet. Du beder om en opskrift og han svarer:
  1. Tag det, du har i køleskabet, bland det sammen og put det på panden.
 
Hemmeligheden bag at komme i gang med opgaven er at have en plan, der hjælper og motiverer dig med netop det. Hverken mere eller mindre.

 

Tænd dig selv med tilpas planlægning

Her er et forslag. Prøv en Kanban-inspireret tavle.
 
Den er nem at bruge og du skal kun bruge få ting for at få den til at fungere
 
  • En post it blok
  • En kuglepen
  • En væg
  • Din hjerne
 
Tavlen (eller væggen) kan du bruge til at visualisere arbejdsprocesser, hvor du ikke har mulighed for at detailplanlægge alt fra start, men er nødt til at være agil.
 
Agil betyder at være smidig, det vil sige, at du kan tilpasse dit arbejde løbende.
 
Metoden er god, hvis du ikke kender alle krav fra begyndelsen og du ved, at opgaven vil udvikle sig undervejs.
 
Der er ikke en bestemt rækkefølge for opgaverne, du skal følge. Du kan begynde med det, der giver bedst mening nu og her.
 
Her er en tavle jeg bruger for tiden til at styre mit bogprojekt. Jeg er ved at skrive en bog om Effektive arbejdsvaner, som udkommer til efteråret. Det kan du høre mere om en anden dag. 
 
At gå igang med at skrive en bog for første gang er faktisk – i hvert fald for mig -  uoverskueligt, diffust og svært.
 
Tavlen her har faktisk reddet min mentale sundhed, da overskrifter, kapitler og markedsføring af bogen, forlagsbeslutninger osv. kørte rundt i mit hoved og holdt mig vågen om natten.

Jeg vidste hverken hvor jeg skulle begynde eller ende, da jeg gik i gang. Nu ser det hele meget lysere ud og jeg afleverer mit manuskript til forlaget 15 juli. (Jeps, der skal virkelig ske noget slemt for at jeg ikke overholder det)
 
Jeg behøver vel ikke sige, at tavlen kun tog 5 min at lave.  
  

Lav din egen tavle nu


Sådan gør du:
 
  1. Begynd med at visualisere dit workflow.
 
Find en væg, hvor du kan lave tavlen. Inddel din tavle (fx. på væggen med malertape) i et passende antal trin fx ”Skal gøres, I gang, Venter på godkendelse, Færdig.
 
Hvert trin er en kolonne på din tavle og opgaverne kan flyttes fra kolonne til kolonne, alt efter hvor i processen, de befinder sig.
 
  1. Lav et kort for hver opgave.
 
Tøm hovedet og lav så mange kort (fx. af post its) du kan komme i tanke om lige nu.
 
Sæt dem på tavlen (væggen), der hvor de er i processen.
 
Du kan gøre mere eller mindre ud af hver opgavebeskrivelse. En simpel post-it med et par ord på en tavle kan gøre det. Hovedsagen er, at du kommer i gang med opgaven bagefter.
 
  1. Sørg for kun at have ganske få opgaver i gang ad gangen.
 
I Kanban-sprog hedder det at begrænse ”Work In Progress”.
 
Hvis du har for mange bolde i luften på en gang bliver du nemmere stresset og arbejder langsommere og mindre effektivt.
 
Fokusér på løse delopgaver og på at flytte dem på tavlens procesflow. Så kan du hele tiden, se at det går fremad, og det er motiverende. Brug også tavlen til at få øje på flaskehalse, hvis opgaver ikke rykker fra igang til færdig.
 
Synes du vægtavlen her er lige lovlig Jørgen Clevin-agtig? Så prøv det geniale og gratis onlineværktøj Trello. Jeg viser dig, hvordan du laver digitale tavler her. 
 
 
Sådan planlægger du nemt en opgave på en digital tavle i Trello!

Book et kursus!


Skal du og dine kolleger lære at holde at planlægge, så i bevarer motivationen og overskuddet højt,  samt en hel masse andre arbejdsvaner, der gør jer supereffektive og giver jer mere fritid?

Så book et kursus til hele afdelingen. Der er flere varianter - både med og uden Outlook.

Du kan læse om mulighederne her.

Kh. Line

PS: Kender du nogen, der stresser lidt rigeligt over en stor opgave? Så gør dem en tjeneste og send denne mail videre. Eller del ved hjælp af knapperne nedenfor. 
Share
Tweet
Forward
Vil du ændre mailadresse? Klik her for at opdatere din eller afmelde dig nyhedsbrevet.
 






This email was sent to <<E-mail>>
why did I get this?    unsubscribe from this list    update subscription preferences
Line Ullmann · Strandbakken 7 · Frederikssund 3600 · Denmark

Email Marketing Powered by Mailchimp