Copy
5 nemme indbakke-vaner!
View this email in your browser


Få 5 supernemme tips til at få fuld kontrol over din indbakke og få tid til at nyde foråret 

Til dig, der bare vil have de 5 gode råd:
 

Klik her og gå direkte til metoderne ( + en video, der viser dig et helt genialt trick)

Til dig, der lige vil motiveres og have lidt baggrund først. 
 
Kender du det her:
 
Du er færdig med et møde på arbejdet.
 
Solen skinner og den første rigtige forårsdag lokker med cykeltur, grillmad og kølig rosé på terrassen. Du pønser allerede på at gøre dit arbejde hurtigt færdigt, så du kan komme hjem.
 
Så sker dette. Du åbner din indbakke for lige at sikre, at der ikke ligger noget vigtigt. Det gør der. Der ligger faktisk så mange nye uåbnede mails at de ikke kan være på skærmen. Og det selvom du kun liiiige har været væk et par timer.

Farvel solskin – og god eftermiddag til et par timers arbejde med at ekspedere, håndtere og orientere dig.

Da du endelig cykler hjem er du mere træt i hovedet end nogensinde. Og da du kommer hjem er det blevet lidt for sent. Og alt for køligt til at sidde ude.  
 
Forestil dig så det her i stedet:
 
Du kommer tilbage fra mødet til din plads. Solen skinner og du vil bruge din flekstid og hjem.
 
Du åbner indbakken, svarer på en enkelt vigtig mail. Derefter tager du hjem, nyder foråret og gør lige hvad du har lyst til.
 
Hvilket scenarie tiltaler dig mest?
 
Scenarie 1 hvor du forsømmer foråret bag skrivebordet og for nedrullede gardiner (så solen ikke giver genskin i skærmen).
 
Scenarie 2, hvor du håndterer din indbakke (næsten) uden at røre en finger? Og derfor har usandsynlig meget tid til at nyde foråret mens du:

 

  • Flexer ud
  • Soler dig
  • Spiser is
  • Cykler med ungerne
  • Griller
  • Drikker Aperol Spritz
  • _ indsæt selv

Forskellen på de 2 scenarier er dine e-mailvaner.
 
I scenarie 1 har du dårlige mailvaner, der består i at håndtere alle dine mails manuelt og på en alt for tilfældig måde.
 
I scenarie 2 følger du de 5 tips nedenfor og indfører effektive mailvaner, så du holder mailtyranniet helt under kontrol. Altid! 



5 nemme og tidsbesparende mail vaner

1. Automatisér alt hvad automatiseres kan.

En stor del af de mails du modtager er det vi kunne kalde ”lav-prioritet-men-hyppig-afsender”-mails. Dvs. nyhedsbreve, mails du har skrevet dig op til, mails med tilbud osv.

Der er ingen grund til, at du skal sidde og åbne, flytte, gemme og slette disse mails. Lad dit mailprogram gøre arbejdet. I Outlook hedder funktionen "Regler". Har du Gmail er det et "filter", du skal sætte op.

Lad Regler/Filtre flytte de mails til en mappe og læs, når du har bedre tid. 

Du kan også bruge regler/filtre til at flytte mails, hvor du er cc. til en mappe. Så kan du læse dem ved lejlighed.
 

Bonustip! Brug den gratis app Unroll.me til en gang for alle at slippe af med udnødvendige nyhedsbreve og samle resten i en enkelt daglig levering på det tidspunkt, hvor det passer dig.
 
2. Ryd indbakken helt.

Hvor ofte går du ud til vejen for at tømme postkassen, hvorefter du kyler posten ind i postkassen igen? Ikke ret tit gætter jeg på. For det giver ikke rigtig mening vel?

Men sådan er der mange, der gør i indbakken. Altså åbner en e-mail, skimmer den og derefter gør … ingenting. 

Det er en dum måde at spilde sin tid på, for du risikerer senere at glemme, at du allerede har set på den, og du kommer måske til at åbne den igen og igen og … igen.

Gør i stedet noget ved den nu. Besvar, gem eller slet med det samme. Kan du ikke det fordi du ikke har tid, så giv mailen en flag og en dato, så du ved hvornår, du skal vende tilbage til den.

Ryd også indbakken for mails, der er ældre end en måned gamle, som du enten ikke har åbnet eller som ikke er vigtige.
 

3. Drop mapperne.

Jeg har faktisk engang holdt oplæg for nogle professionelle arkivarer, og de var ikke helt med på den her idé. Mapper var deres liv!

Men for de fleste af os andre er det et sørgeligt spild af tid at sortere og holde orden i et hav af mapper.

Du behøver bare ganske få mapper, ja måske bare en. I stedet skal du lære dig at søge.

Hvis du ikke rigtig synes det virker, det der med søgning, så kan det skyldes, at du ikke har lagt mærke til, at der i Outlook findes en række hjælpeværktøjer, der kommer frem helt af sig selv, når du klikker i søgefeltet. Du finder dem oppe i båndet. Prøv dem. De virker.

Og brug så den tid, du sparer på besværlig arkivering, på at gå ud i solskinsvejret.
 
4. Brug færre klik.

Når du svarer på en mail, så sørg for at flytte den til en mappe i samme arbejdsgang.

I Outlook hedder det ”Hurtige trin”. Her opretter du et hurtigt trin, der hedder besvar og arkivér, tilføjer en genvejstast og nu kan du hurtigt svare og rydde op i indbakken på samme tid.

I Gmail aktiverer du funktionen “Vis knappen "Send og arkivér" i besvarelsen”, hvorefter du kan sende og arkivere ved hjælp af et og samme klik.


5. Brug flag og stjerner.
 
Har du mails tilbage efter at have indført ovenstående tip, markerer du dem til senere opfølgning. I Outlook kan du bruge opfølgningsflaget. Tag samtidig stilling til, hvornår du vil vende tilbage til mailen. I Gmail kan du bruge stjerner.  


BONUSTIP #2: Ser denne korte video for at se hvordan du slipper for afbrydelser fra din indbakke HELT UDEN at gå glip af noget.
 

Skal du og dine kolleger lære at holde indbakken i skak samt en hel masse andre arbejdsvaner, der gør jer supereffektive og giver jer mere fritid. Så book et kursus til hele afdelingen. Der er flere varianter - både med og uden Outlook.

Du kan læse om mulighederne her.

Kh. Line

PS: Kender du nogen, der stresser lidt rigeligt over deres indbakke? Så gør dem en tjeneste og send denne mail videre. Eller del ved hjælp af knapperne nedenfor. 
 

Copyright © 2017 Line Ullmann, All rights reserved.


Want to change how you receive these emails?
You can update your preferences or unsubscribe from this list

Email Marketing Powered by Mailchimp